De context
MoneyOak begeleidt honderden bedrijven in België, Frankrijk, Spanje en Polen rond gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing, innovatie-aftrek, subsidies en R&D-belastingkredieten. Het model is No cure, No pay: MoneyOak draagt het dossier van begin tot einde, van dataverzameling tot het veiligstellen van de bedragen bij de administraties.
In dit vak is de grondstof geen advies. Het is data. HR-data, payrolldata, tijd per project, R&D-projectrepository's, diploma's, teamstructuren. Ze zit verspreid over de systemen van elke klant, in verschillende formaten, en ze verandert elke maand.
De uitdaging
Voor Basalt begon elk dossier met dezelfde sequens: bestanden opvragen, wachten, onvolledige Excel-exports ontvangen, een meeting organiseren om te begrijpen wat elke kolom bevatte, opnieuw vragen wat ontbrak. Een cyclus van meerdere weken, herhaald elk boekjaar, voor elke klant.
- Experttijd opgeslorpt door datalogistiek in plaats van fiscale en wetenschappelijke analyse.
- Ondergeoptimaliseerde bedragen. Wanneer data laat en onvolledig aankomt, stelt u veilig wat documenteerbaar is, niet noodzakelijk alles wat in aanmerking komt.
- Onzichtbare opportuniteiten. Zonder geconsolideerd, continu zicht is het moeilijk te zien dat een klant die voor één incentive in aanmerking komt, ook voor een andere in aanmerking komt.
“Ons vak is bedragen veiligstellen voor onze klanten. Vroeger staken we aanzienlijk veel tijd in simpelweg de data verkrijgen die ons dat liet doen.”
De oplossing
PEBLE zette Basalt in als een laag connectoren tussen de bronsystemen van de klanten van MoneyOak (ERP, payroll, HR, project- en tijdsregistratietools) en de eigen infrastructuur van MoneyOak.
- Data wordt aan de bron gecapteerd, in het originele formaat, zonder manuele exports of tussentijdse herverwerking.
- API-first architectuur en kant-en-klare connectoren: een nieuwe klant koppelt aan zonder maatwerkintegratie.
- Eén keer implementeren. De stroom draait daarna continu, boekjaar na boekjaar.
- Eén dashboard geeft de MoneyOak-teams de realtime toestand van elke klant: datavolledigheid, veiliggestelde bedragen, afwijkingen, alerts.
- Anomaliedetectie en optimalisatiesuggesties signaleren gaten en pistes om te onderzoeken, met uitlegbare aanbevelingen, nooit een black box.
De resultaten
- Verzameltijd teruggebracht van 3 weken naar 2 dagen per dossier
- +18% veiliggestelde bedragen gemiddeld, dankzij vollediger data die vroeger beschikbaar is
- 1 klant op 3 geïdentificeerd als gerechtigd op een bijkomende incentive die niemand eerder had gedetecteerd
- Meetings om klantendata te begrijpen zijn bijna verdwenen, vervangen door meetings over fiscale strategie
- Hogere verwerkingscapaciteit per analist, zonder extra aanwervingen
“Het belangrijkste effect is niet de gewonnen tijd, ook al is die spectaculair. Het is de kwaliteit van wat we veiligstellen. Met volledige data vroeg in het proces stelt u niet langer alleen veilig wat makkelijk te documenteren is. U stelt alles veilig wat effectief in aanmerking komt. Onze meetings dienen niet meer om de data te begrijpen. Ze dienen om te beslissen wat we ermee doen.”